Genereller Überblick
Dieses Kapitel bietet einen Überblick über die verschiedenen DocTypes, die für die Zeiterfassung eine Rolle spielen.
Tagesplan
Tagespläne definieren die Sollstunden (Vertragsstunden) und die Planstunden (vereinbarten Stunden) für einen Tag. Dieser Plan dient als Vorlage, ist datumsunabhängig und kann in den Wochenplänen einem oder mehreren Wochentagen zugewiesen werden.
Wochenplan
Ein Wochenplan vereint 7 Tagespläne (für jeden Wochentag einen) und bildet die Arbeitswoche eines Mitarbeiters ab. Dieser Plan dient als Vorlage, ist datumsunabhängig und kann einem Mitarbeiter über eine gewisse Zeit zugewiesen werden.
Wochenplan Zuweisung
Durch die Wochenplan Zuweisung kann ein Wochenplan einem Mitarbeiter für eine bestimmte Zeit zugewiesen werden. Durch eine Wochenplanzuweisung werden automatisch im Hintergrund für jeden Tag in diesem Zeitraum, dem Mitarbeiter der jeweilige, für diesen Tag geltende, Tagesplan zugewiesen. Das definiert somit, wie viele Stunden dieser Mitarbeiter an diesem Tag arbeiten soll oder plant.
Stundenzettel
Durch die Tagesplanzuweisung (im Hintergrund) wird automatisch ein Stundenzettel im Entwurf-Status erzeugt. Die Stundenzettel bilden das Herzstück der Zeiterfassung an sich. Hier wird definiert, welcher Mitarbeiter, wann, was gemacht hat und an welchem Projekt er gearbeitet hat.
Diese Stundenzettel werden durch den Abteilungsleiter beispielweise bearbeitet und freigegeben. Dies kann über das "Stundenfreigabe Tool" vereinfacht umgesetzt werden.
Abwesenheitsanträge
Durch Abwesenheitsanträge können Urlaube, Krankheitstage, Mutterschaft, Kurse und ähnliches eingetragen werden. Diese, sobald freigegeben, passen den jeweiligen Stundenzettel für diese Tage an.
Ganztägige Abwesenheiten werden mit den vollen Soll Stunden eingetragen.
Stundenweise Abwesenheiten werden mit den exakten angebenen Stunden eingetragen (Hier muss für jeden Tag ein eigener Antrag eingegeben werden, wenn beispielweise 2 Tage mit Freistunden genommen werden sollen)
ELAS Formel
Die Elas Formel bestimmt, wie Stunden, Überstunden und co aus dem Stundenzettel aufgeteilt werden sollen. Mit dem Formelsimulator kann diese einfach getestet werden.
ELAS Stundenzettel
Der ELAS Stundenzettel berechnet sich aus dem gebuchten Stundenzettel und der beim jeweiligen Mitarbeiter hinterlegten Formel. Dieser wird erzeugt, sobald ein Stundenzettel gebucht (durch AL freigegeben) wird. Dieser dient als Basis für den Monatsabschluss der Mitarbeiterstunden.
Monatsabschluss
Der Monatsabschluss dient zur Erstellung des XMLs, dass an ELAS am Monatsende gesendet werden muss. Es beinhaltet alle Stundeneinträge eines jeden Mitarbeiters. Hierzu werden alle Einträge in den ELAS Stundenzettel herangezogen. Der Monatsabschluss und die Erstellung des XMLs kann beliebig oft wiederholt werden, für alle Mitarbeiter gleichzeitig oder für einzelne Abteilungen oder Mitarbeiter nachbearbeitet werden..